פורום ההסברה הוקם בהנחיית ראש העיר יהודה בן חמו אשר אמר כי "ההקמה של הפורום נחוצה להמשך הפעילות. הנחתי את כל גורמי העירייה לפעול יחד עם משרד התחבורה בשקיפות ויעילות. כל פעילות או החלטה, כל שלב בתהליך יועבר כמידע לציבור. לפנינו תקופה לא קלה, יהיו מקטעים בהם אנו נתמודד חוסר נוחות, אך הדבר יהיה זמני ומשתלם מכל הבחינות."
בפגישה שהתקיימה בעיריית כפ"ס השתתפו מנכ"ל העירייה, אשל ארמוני, דני הרוש, סמנכ"ל העירייה ארז אייזנר, מהנדס העיר, צאלה וקסמן גונן, דוברת העירייה, שרון שורר, סגנית היועץ המשפטי בעירייה והילן דהרי, מנהלת מחלקת תחבורה בעירייה. את חברת נת"ע יצגו בדיון חיים כהן, סמנכ"ל כ"א, מינהל והסברה, אילן ליזרוביץ, דובר החברה, גיורא אבידר מאגף BRT בנת"ע, ואורלי עייני, ראש תחום מנהל ארגון והסברה בחברה המבצעת את הפרויקט.
בדיון הוחלט כי כבר בשבוע הבא יקיים הצוות המורחב יום עיון בנושא, כולל סיור בתוואי הקו בעיר, שיקיף את כל השאלות והבעיות שעלולות להיווצר לתושבי כפ"ס במהלך העבודות על קו ה BRT בעיר. זאת כדי ליצור תאום מלא בין העירייה לנת"ע בנושא.
מנכ"ל העירייה אשל ארמוני אמר בדיון כי "יש להסביר את כל המהלך באופן מפורט לכל תושבי העיר. במקביל אנו נהיה קשובים ונמצא פתרונות לכל בעיה שתתעורר בעקבות העבודות כגון הכנת תוכנית שתסייע לסוחרים ברחוב וייצמן לפרוק ולהעמיס סחורה בזמן העבודות או הקמת מפרצונים מיוחדים לכך או מקומות שייועדו לכך ברחובות הצידיים".
חיים כהן, סמנכ"ל ההסברה בנת"ע אמר "אנו נכין תוכנית הסברה מסודרת, שתכסה את כל העיר ותגיע לכל תושב ותושב בכפ"ס. מדובר בפרויקט לאומי בכמיליארד שקל, שיכסה את כפר סבא, רעננה והרצליה, וכדי להצליח אנו חייבים שיתוף פעולה מלא מהתושבים".